Vi forvalter mange bygg og eiendommer, men vel så mye har vi byggets bruker i sentrum: Hva vil gjøre brukeren i stand til å lykkes?

NMS Eiendommer ble opprettet som selskap for å ivareta eiendommene våre. I tråd med omleggingen, utvider vi idéen om forvaltning til å inkludere det som kalles «Facilities Management». (Er du interessert i betydningen av begrepene, kan du lese om dette nederst i denne artikkelen.)

Å sørge for andre

«Facilities Management» – fasilitetsstyring – er ledelsesoppgaver i eiendomsutvikling og -forvalting. Det er også koordinering og ledelse av andre tjenester som har til hensikt å dekke behov hos brukerne/leietakerne som eier eller leier driftsarealer i tilknytting til bygningene. (Denne definisjonen er hentet fra Sæbø/ Blakstad, 2009).

Disse støttetjenestene kaller vi under ett for FM. Dette handler om å opprettholde og utvikle avtalte tjenester som støtter og forbedrer effektiviteten til en organisasjons primære aktiviteter. Det er derfor svært viktig for oss allerede i den innledende prosessen å gjøre en god analyse av brukernes behov. 

En god leveranse av støttetjenester er først god når mottakeren opplever den god. 

Vi vil spille de andre gode

Hensikten med FM er altså å bidra til økt verdiskapning for kjernevirksomheten og støtte den. Rosenborgs tidligere trener, Nils Arne Eggen, ville sagt at ”vi skal spille de andre gode”, og i FM er det nettopp det som skjer. Derfor er det å organisere FM-arbeidet mye mer enn bare å spare kostnader, men også å få overblikk og kontroll over disse.

En viktig suksessfaktor for å kunne bidra til verdiskaping, er at hele organisasjonen kjenner virksomhetens mål og at disse blir oversatt til målbare mål, kvalitetskrav og spesifikasjoner. Dette forutsetter god kommunikasjon mellom bestiller, bruker og leverandør.

Og selvsagt kommer vi heller ikke unna at et stort poeng med god bygningsforvaltning er å bygge bærekraftige bygg som kan forvaltes, driftes, vedlikeholdes og utvikles i hele byggets levetid.

Perspektiver på FM

Innen FM har man som forvalter også ulike roller. Her følger ulike perspektiver på rollene vi kan innta.

Investeringsforvalting

Dette er forvaltning med fokus på forretning, og er en finansiell eiers forvaltningsfokus. Målsettingen her er maksimal verdiøkning. Det betyr fokus på markedsstrategi, kjøp og salg, nybygging, modernisering, riving. 

Økonomisk administrativ forvaltning

Innenfor dette området har man fokus på finansiering, budsjetter, regnskap, skatt, benchmarking, forsikring, kontrakter, inn- og utleie. 

Arealforvaltning

Her er hovedfokus å maksimere arealutnyttelsen i bygget slik at kjernevirksomheten får optimale forhold. Planlegge flyttinger og inventar.

Driftsforvaltning

Her er fokuset vedlikehold, forsyning av varme og elektrisitet, renhold, samt drift av bygget og kontakt med serviceleverandører.

Serviceforvaltning 

Innenfor dette området finner vi ulike prosjekter, IT, telefon, internett, sikkerhet, arbeidsmiljø, kantine, resepsjon, post, kopi, biler og reiser. 

Bygningsforvaltning

Bygningsforvaltning dreier seg om fasene i byggets levetid. Det handler om de aktivitetene og kostnadene som gjør seg gjeldende gjennom de ulike fasene fra man planlegger bygget og tar hensyn til bruksfasen ved oppføring av nybygg eller ombygging, forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling – til bygget eventuelt en dag rives eller restaureres.

Eiendomsforvaltning

Bygnings- og eiendomsforvaltning brukes mye sammen og om hverandre som begrep. Vi kan allikevel skille de to ved å si at bygningsforvaltning handler om selve bygget, mens eiendomsforvaltning favner hele eiendommen – dvs tomt, infrastruktur, hele bygningsmassen på tomten og lignende.

 

--

Begreper og definisjoner

Facilities Management (FM)

Facilities Management (FM) handler om å sette brukeren av bygg i sentrum. Hva vil gjøre brukeren i stand til å lykkes med sin visjon? Hvilke funksjoner trenger de for å kunne fokusere 100 % på sin primære oppgave?

FM er altså en utvidelse av det vi kaller bygningsforvaltning. I tillegg til å se på forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) tar vi her også med to nye begrep: service (S) og potensiale (P). Begge disse er relatert til virksomheten som foregår i og på eiendommen. FM setter altså fokus på brukerne av bygget. FM skal bidra til at rammen omkring det som betegnes kjernevirksomhet (f.eks. undervisningsaktivitet, kontordrift, overnatting o,l) til enhver tid er best mulig.

En sentral modell som beskriver FM på en enkel måte er denne: 

Illustrasjon av FM
Figur: FDVU S / FM som støtteaktiviteter for en kjernevirksomhet